Електронната форма, включително електоронното трудово досие може да спести много процеси и разходи, но предполага и инвестиция, за да се внедри качествено, в който и да е процес. Въпреки това дългосрочно има своите предимства и тенденциите в цял свят водят именно към дигитализация. Това каза доц. Мартин Захариев, старши правен експерт във фондация "Право и Интернет" и преподавател в УниБИТ, в предаването "Бизнес старт" на Bloomberg TV Bulgaria с водеща Роселина Петкова. Гостът коментира възможностите и предизвикателствата при прилагането на електронно трудово досие от бизнеса в България. 

Електронният документ е едно понятие, което далеч не е ново за регулациите. То е регулирано на ниво ЕС от години - от 7-8 години има регулации, които се прилагат във всяка държава-членка, като електронният документ е дефиниран много широко и може да бъде текст,  звук, аудио-визуален или само визуален запис, каза гостът.

"Нашият закон допълва, че писмената форма се счита за спазена, когато създадем електронен документ, поддържащ т.нар. електронно изявление. Всеки бизнес може да създава такива електронни документи. Това не е задължене за никого. Това винаги е било една опция, една алтернатива, която има своите предимства. Лесна и удобна е, но все още не може категорично да измести напълно хартията". 

Електронното трудово досие е национална специфична уредба. Още от 2017 година в трудовото ни законодателство е прокарана възможността най-важните документи, касаещи трудовите взаимоотношения, да се водят в електронна форма. Това е конкретизирано в една наредба на Министерски съвет, която описва какво и как може да се случва, като едно от най-важните изисквания е да има съгласие, декларирано от страните, че могат да са адресати на електронни съобщения, обясни събеседникът. 

"Това съгласие може да се оттегли по всяко време, което е най-голямата недомислица в тази уредба. Защото един работодател може даде изключително много средства, да обучи персонала, да внедри тази система и някой служител в хода на някакво дисциплинарно производство може да се укрие и да оттегли съгласието си да получава такива съобщения". 

Съгласието, подчерта Захариев, не трябва да може да се оттегля по този начин, по който това се случва днес и в тази си част нормативната уредба се нуждае от промени. "Това компрометира възможността да се използва ефективно електронното трудово досие. За това повечето компании у нас, които са избрали да го въведат, са го направили частично - само за документи, при които не се очаква да възниква конфликтна ситуация, като прекратяване на трудови взаимоотношения, налагане на наказания и т.н.". 

Другото, за което си заслужава да се помисли, е една промяна, свързана с изискването, което в момента е валидно - комуникацията да минава през т.нар. електронна препоръчана поща, което е услуга не толкова достъпна за малките и средни предприятия в България, допълни Мартин Захариев.

"Най-голямата особеност на електронните документи е, че те качествено се различават от хартиените. Хартиеният документ има краен брой оригинали, а при електронните този брой е неограничен. Това има своето правно значение, защото в един граждански процес страните могат да бъдат задължени да предоставят оригиналния документ, от който могат да очакват права. Това предоставя интересна възможност за страните - не може да се унищожи толкова лесно оригиналът. Това е една от най-големите особености и предимства на електронната форма. Тя може да спести и много процеси, разходи, но предполага инвестиция, за да се внедри в който и да е процес. Но дългосрочно има своите предимства". 

Това води и до спестяване на време, оптимизация на процесите и спестяване на ресурси, заяви Захариев. Виждаме, че тенденцията в света е такава - всички процеси вървят към дигитализация. Трудовия процес и секторът на "Човешките ресурси" при нас е малко по-консервативен, но с този регламент отворена и при него е отворена. 

Какви са рисковете при въвеждането на електронни документи и по-конкретно електронното трудово досие, включително за изтичане на информация и компрометиране на сигурността на личните данни? Какви са разходите, които са нужни за въвеждането на електронното трудово досие от страна на бизнеса? Колко време отнема този процес и какво включва? 

Вижте целия коментар във видеото.

Всички гости на предаването "Бизнес старт" може да гледате тук.