Двайсет минути са новия час, част 2

Една задача се свършва в определеното за нея време. И знаете ли какво? Понякога, когато имам нещо наистина важно, което знам, че ще запълни часове, правя всички дребни неща, които трябва да свърша. Тогава часовникът тиктака за последното, за което знам, че бих прекарала много повече време, отколкото би трябвало. Внимавам за някакви малки разни неща, които знам, че мога да свърша. Тогава си казвам, че имам определено време.

Искам да ви попитам за съобщенията във входящата ви поща. Как сте с това? Защото ац съм зле и моят екип ще ви каже, че дори не ги гледам. А екипът ми пита: „Карол, можем ли да погледнем съобщенията ви?“ Защото е толкова объркващо. Преди никога не съм била такъва. Прочитах ги всичките, преди да се прибера вкъщи. Докъде трябва да стигнем, как да се справим? Защото е загуба на време, както се казва.

Най-важното за мен с входящата поща е, че го наричам правилото „едно докосване“.

Опитвам да докосна всеки имейл само веднъж и да направя нещо с него. Независимо дали отговарям веднага, делегирам го или го архивирам.

Ако е нещо, което ще отнеме известно време или не мога да си представя как искам да отговоря, или може да ми отнеме малко време да го осмисля, го отлагам.

Използвам инструмент, наречен Бумеранг, и го настройвам да ми се върне, за да мога го насроча за понеделник в девет, записвам си часа в календара, за да го свърша тогава и да не е извън входящата ми кутия.

В противен случай продължавам да се връщам към него, продължавам да го виждам и да го препрочитам, заема твърде много място в главата ми. Важно е, когато четете имейл, да направите нещо с него, дори това да означава да го отложите, стига да имате план за справяне с него.